Privacy Policy EVENTS The NETHERLANDS

Privacy Policy Nederlands

Golazo Sports BV en al haar werkmaatschappijen (hier bekend als “wij” of “Golazo”) verzamelt voor een optimale deelname aan en beleving van onze evenementen persoonlijke gegevens van u. We lichten hierbij toe hoe wij deze gegevens gebruiken.

Wie verwerkt uw gegevens ?

Golazo Sports BV (inclusief al haar werkmaatschappijen) is de verantwoordelijke voor het beheer van uw gegevens.

Golazo Sports BV
Oppert 21A
3011 HT Rotterdam
Nederland
Ingeschreven KVK Rotterdam : 24307617

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens:

Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u en met name om:
- uw inschrijvingen te beheren, uw betaling te ontvangen en u te voorzien van klantenondersteuning, o.a. klantservice communicatie te bezorgen (ook via e-mail of andere middelen) waaronder reserveringbevestigingen, herinneringen aan events en eventuele toegankelijkheidsvereisten en cashless betalingen te beheren;
- het verloop van het evenement te beheren, en o.a. om de lokalisatie van de deelnemers toe te laten en voor de veiligheid van het event;
- een klassement van de deelnemers op te stellen;
- foto’s, video’s en audiovisueel materiaal van het evenement te nemen;
- de publieke aankondiging van het klassement en de foto’s, video’s of audiovisueel materiaal op de website van het evenement of andere media kanalen;
- een gepersonaliseerde webpagina voor u op te bouwen, met gegevens over uw deelname aan het evenement, dat u ook zichtbaar kan maken voor anderen, en om het gebruik van deze webpagina te monitoren.
Voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen:
- Om u te informeren over onze andere evenementen en activiteiten die u zouden kunnen interesseren verzenden we nieuwsbrieven (u mag zich te allen tijde uitschrijven indien u deze informatie niet wenst te ontvangen) en maken we aangepaste doelgroepen voor Facebook advertenties;
- Om foto’s en video’s waarop u staat afgebeeld te gebruiken voor sfeerbeelden, voor de promotie van het evenement en de volgende edities ervan (o.a. op sociale media’s);
- Om u informatie te bezorgen over de diensten en producten van de partners en sponsors van het evenement waaraan u deelneemt;
- Om marktonderzoek- en analyses te doen om onze producten en diensten te verbeteren en aan te passen;
- Om onwettig gedrag te voorkomen of op te sporen, om onze wettelijke rechten te beschermen of te handhaven of in andere gevallen toegestaan door de wet;
- Om een profiel voor u aan te maken om ons te helpen onze diensten aan u aan te passen.
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om contact met onze deelnemers te houden en om onze evenementen te promoten.
Voor foto’s, video’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die duidelijk de bedoeling hebben om uw persoon als centrale figuur af te beelden en te promoten, zal uw toestemming worden gevraagd bij gebruik ervan voor promotiedoeleinden.
En desgevallend en enkel indien u hiermee heeft ingestemd:
- Om uw gezondheidsgegevens te verwerken om gevolg te kunnen geven aan verzoeken in verband met toegankelijkheidsvereisten of allergieën;
- Om uw data te bezorgen aan de partners en sponsors waarmee wij samenwerken om hen toe te laten u informatie te bezorgen over hun diensten en producten;
- Om aan de andere vennootschappen van de Golazo groep de gelegenheid te geven u informatie te sturen over de door hen georganiseerde sportevenementen;
- Om uw gegevens aan partners door te geven, voor verder gebruik door hen (inclusief foto’s en ander audiovisueel materiaal waarop u centraal staat afgebeeld);
U heeft altijd het recht om uw toestemming hiervoor in te trekken.

Welke gegevens gebruiken wij?

Wij gebruiken de gegevens die u ons bezorgt bij de inschrijving, o.a.:

Naam en voornaam;
Leeftijd;
Geslacht;
Adres, Postcode, Woonplaats, Provincie, Land;
Emailadres;
Telefoonnummer;
Telefoonnummer voor dringende oproepen;
Nationaliteit ;
Vereniging (indien lid van een vereniging);
Startnummer;
Betalingsdetails;
Informatie die u ons doorstuurt in het kader van uw communicatie met ons.

Naast deze gegevens gebruiken wij soms ook de volgende gegevens die u betreffen:

Foto’s, video’s en ander audiovisueel beeldmateriaal;
Lokalisatie (track & trace) tijdens het evenement;
Resultaten voor publicatie;
Wanneer u een van onze events bijwoont, kunnen we uw gegevens verzamelen via (i) videobewakingscamera’s (we gebruiken tekens waar dergelijke camera’s worden gebruikt), en, (ii) indien beschikbaar, via cashless betalingspolsbandjes die kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot events en om ter plaatse aankopen te doen tijdens het event;
Wanneer u onze websites of apps gebruikt, verzamelen we informatie zoals de browser en het apparaat dat u gebruikt, uw IP-adres, uw locatie, de site waar u vandaan komt, wat u wel en niet hebt gedaan met onze site/app, of de site die u bezoekt wanneer u ons verlaat. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie over de manier waarop we deze informatie verzamelen.
Wanneer u gebruikmaakt van een social media-functie binnen onze website of apps, en u post op social media, zal de social media-site ons enige informatie over u verstrekken.
Als u toegankelijkheidsvereisten hebt, willen we er zeker van zijn dat u de beste ervaring hebt met het bijwonen van events. Om dit te doen, moeten we gegevens van uw behoeften (die kunnen inhouden dat u informatie over uw geestelijke of lichamelijke gezondheid verschaft) te verzamelen.
In de weinige gevallen waarin we persoonlijke informatie van kinderen verzamelen, vragen we altijd toestemming aan de ouders en zullen we dergelijke informatie altijd uitsluitend verzamelen voor de doeleinden die zijn gespecificeerd op het moment dat we deze verzamelen.

Hoe lang worden deze gegevens bewaard en uw informatie onderhouden?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig (i) om u de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen, (ii) voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven en (iii) voor de wettelijke doeleinden waarvoor wij verplicht zijn de informatie te bewaren.

Indien wij beelden van veiligheidscamera’s verzamelen, bewaren wij die maximaal één maand na het evenement.

Uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres en evenement waarvoor u zich heeft ingeschreven) worden bewaard voor onbepaalde duur om u te kunnen informeren over de andere evenementen. U heeft altijd het recht om te vragen geen informatie meer te ontvangen en uw contactgegevens zullen dan worden gewist.

Bij uitzondering zullen de foto’s en ander audiovisueel beeldmateriaal voor promotionele doeleinden en sfeerbeelden kunnen worden gebruikt voor onbepaalde duur.

Wij zullen uw gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, in overeenstemming met ons bedrijfsbeleid.

Met wie delen wij uw gegevens en waarom?

Wij doen een beroep op derden, onderaannemers, externe dienstverleners, andere instanties en bedrijven binnen de Golazo groep, die gespecialiseerd zijn in bepaalde taken:

tijdsmeting, inschrijvingen, opstellen van klassement, nemen van foto’s, technische ondersteuning, marketing, rapportage, aanbieden van VIP en hospitality pakketten, enz;
cloud computingproviders, die de IT-infrastructuur leveren waarop onze producten en systemen zijn gebouwd;
onze medepromotors en event partner die specifieke diensten organiseren of leveren bij een event;
derden die door u ingekochte goederen en diensten leveren (bijv. merchandise) zodat zij uw bestellingen kunnen verwerken en uitvoeren;
Elke opvolger van ons gehele bedrijf of een deel ervan.

Met deze derden hebben wij de nodige afspraken gemaakt: zij zullen uw gegevens enkel verwerken voor de uitvoering van hun overeenkomst met ons.

Bepaalde onderaannemers verwerken uw gegevens buiten de EU: voor deze werden specifieke beschermingsmaatregelen genomen: ofwel zijn ze gevestigd in landen die een passend beschermingsniveau bieden aan uw gegevens, ofwel hebben wij zogenaamde “standard contractual clauses” met hen afgesproken. Indien wij beroep doen op verwerkers gevestigd in de Verenigde Staten kan het ook dat zij vallen onder het “Privacy Shield” programma. Een kopie van deze maatregelen is verkrijgbaar op verzoek; stuur hiervoor een email naar: privacy@golazo.com.

Wij geven uw gegevens niet aan derden door, behalve:

overheidsinstellingen of andere bevoegde instanties waar dit wettelijk is toegestaan of vereist of voor medische of veiligheidsredenen (bijvoorbeeld indien u zich tijdens het evenement onwel zou voelen);
voor publicatie van de resultaten en foto’s, video’s of ander audiovisueel materiaal in de diverse communicatiekanalen van het evenement;
indien u daarmee heeft ingestemd.

Het klassement van uw resultaten wordt meegedeeld aan het publiek (ook de media) alsook promotiebeelden en sfeerbeelden waaronder foto’s en ander audiovisueel materiaal.

Uw rechten!

U heeft het recht op inzage en correctie van uw persoonsgegevens.

U heeft ook het recht om zich in bepaalde omstandigheden te verzetten tegen het gebruik ervan of om de schrapping en het wissen van uw persoonsgegevens te vragen, evenals het recht om een beperking van de verwerking te verzoeken, alsook het recht om de overdracht van uw gegevens te vragen, zoals voorzien in de artikelen 15 tot 20 AVG (Algemene Verordening Gegevensverwerking).

U heeft ook het recht om zich kosteloos te verzetten tegen het gebruik ervan voor direct marketingdoeleinden.

Om uw rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar privacy@golazo.com met aanduiding van uw naam, voornaam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.

Wij maken u erop attent dat sommige Persoonsgegevens uitgesloten kunnen zijn van het recht op toegang, correctie, bezwaar, vernietiging of verwijdering, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Publicatie van resultaten

Het opstellen van een klassement van deelnemers is inherent aan een competitie zoals het evenement. Het maakt dus deel uit van de overeenkomst omtrent de deelname aan het evenement.

De resultaten worden gepubliceerd op de website van het evenement (indien wij een evenement specifieke website hebben), https://results.sporthive.com, alsook op andere websites of in andere media.

Verzoeken om uit de resultatenlijst te worden geschrapt zullen dus niet ingewilligd worden indien dit de resultaten zou beïnvloeden.

Professionelen, semi-professionelen en personen die een prijs of medaille hebben gewonnen tijdens het evenement hebben geen recht om uit de resultatenlijst te worden geschrapt. De andere deelnemers kunnen een verzoek richten tot wissen van hun deelnemersnummer, hun naam en voornaam, alsook leeftijd, zodat hun identificatie achteraf niet mogelijk is. Dat verzoek kan worden gericht aan: privacy@golazo.com met vermelding van het evenement, van hun naam en voornaam; een bewijs van identiteit kan worden gevraagd.

Gebruik van foto’s en video’s

Tijdens het evenement worden mogelijks foto’s, video’s en ander audiovisueel materiaal genomen.

Het evenement vindt plaats op een publiek toegankelijke plaats. Door uw deelname aan een publiek evenement aanvaardt u dat er foto’s en ander audiovisueel materiaal van het evenement worden genomen waarop u zichtbaar bent, maar waarbij het beeldmateriaal niet rond uw persoon als centrale figuur wordt opgebouwd. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van dergelijke foto’s en audiovisueel materiaal voor promotie en beleving van onze evenementen.

Er worden mogelijks ook foto’s en audiovisueel materiaal genomen, waarop u als centrale figuur wordt afgebeeld. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van deze foto’s en ’audiovisueel materiaal in brochures, op affiches en algemeen marketing materiaal en op de website van het evenement voor de promotie en sfeerbeleving van het evenement en van de volgende edities hiervan. U heeft het recht om het wissen van deze foto’s te vragen tot 6 weken na het evenement. Daarvoor mag u een e-mail sturen naar privacy@golazo.com met aanduiding van uw naam, voornaam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen en aanduiding van de betrokken foto of video. Een bewijs van uw identiteit kan worden gevraagd.

Foto’s of audiovisueel materiaal worden niet aan partners of sponsors overgemaakt, tenzij u hiermee heeft ingestemd.

Klachten

Als u vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan willen wij proberen u te helpen.

Contacteer ons daarvoor op privacy@golazo.com

Als u meent dat ons contacteren het probleem niet kan oplossen, dan biedt de wetgeving u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Update

Deze privacy policy werd laatst geactualiseerd op 23 mei 2018. Wij passen de privacy policy geregeld aan in het kader van de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Nieuwe updates zijn beschikbaar op de website van www.golazo.com

Privacy Policy English

Golazo Sports BV (hereinafter “We” or “Golazo”) collects some of your personal data for the optimal participation and experience to our events. We explain hereafter how we use these data.

Who processes your data ?

Golazo Sports BV is the controller of the processing of your data.
Golazo Sports BV
Oppert 21A
3011 HT Rotterdam
Nederland

Registered Chamber of Commerce Rotterdam: 24307617

For what purposes do we use your data?

We use your data:

for the performance of your contract with us and more particularly:
- to manage your registrations, to receive your payments and to provide a customer support, among others to provide customer service communication (including by email or other means), such as to send you the confirmations of registration as well as the reminders for the events and to manage the possible requests regarding accessibility and to manage cashless payments;
- to manage the event and, among other things, to allow localization of the participants and to ensure the security of the event;
- to establish a ranking of participants;
- to take photos and videos of the event and to produce other audio-visual material about the event;
- for the public announcement and publication of the rankings, and publication of photos, videos or other audiovisual materials on the event’s site, the site of Chronorace (www.chronorace.be) and www.sport.be and in other media channels;
- to create a personalized web page for you with information about your participation to the event, which you can also make visible to other people, and to monitor the use of this webpage.
For the fulfilment of our legitimate interests:
- to inform you about our other events and activities that may be of interest to you. You can unsubscribe from our newsletter at any time if you do not wish to receive such information;
- To use the photos and videos on which you are pictured as mood images for the promotion of the event and its future editions (including in social media);
- To provide you with information about the services and products of the partners and sponsors with whom we work for the event you participate in;
- For analysis and market research to improve and adapt our products and services;
- To prevent and detect illegal behavior, to defend or enforce our rights or in other cases permitted by law. For example, to ensure that tickets are in the hands of the actual fans and participants. In this context we may use your data to prevent the resale of tickets, infringements on our intellectual property rights (e.g. our trademark rights or those of our partners), fraud or other criminal offenses;
- To build your profile to help us adapt our services to you;
We have a legitimate interest in keeping in touch with the participants in our events and to promote and to improve our events.
For photos videos and other audiovisual materials that are not mood images and that clearly aim at using and promotion your image as a central figure, your consent will be requested if used for promotional purposes.
And, possible provided you have consented hereto:
- To process your health data to respond to requests for accessibility or allergies;
- To transfer your data to the partners and sponsors with whom we work to allow them to provide you with information about their services and products;
- To allow other companies of the Golazo group to send you information about the events they organize;
- To send your information to partners for later use by them (including for photos and other audio-visual material on which you appear as the central element);
You always have the right to withdraw your consent.

Which data do we use ?

We use the data entered during the registration process, including:

Name and surname ;
Age ;
Gender ;
Address, Postal Code, City, Country ;
E-mail address;
Telephone number;
Phone number for urgent calls;
Nationality;
Team name (if a member of a team);
Participant number;
Payment details;
Information you send us as part of your communications with us.

In addition to this information, we sometimes use the following personal data:

Photo, video and other audio-visual material;
Localization during the event;
Results for publication;
When you attend one of our events, we can collect your date through (i) security video camera’s (we use signs when such cameras are being used) and (ii) if available, via cashless wrist payment bands which are used for access to the events or to make payments at the site of the event;
When you use our websites or app, we collect information such as the browser and device you use, your IP address, your location, the website where you come from, how you use our website/app, or the website you visit when you leave our website/app. See our cookie policy for more information on how we collect that information.
When you use a social media feature on our website or in apps and post information on social media, the social media site provides us with information about you.
If you have accessibility requests, we want to make sure you have the best experience when attending our events. To do this, we need to collect data about your needs (which may include processing information about your mental or physical health).
In the rare cases where we collect personal information from children, we always ask permission from their parents and we always collect this information only for the purposes specified at the time we collect it.

How long do we keep these data ?

We will not retain your data for longer than necessary to (i) provide you with the services you have requested, (ii) for the purposes described in this document, and (iii) for the legal purposes for which we are required to retain these data.

If we collect images from security cameras, we will keep them for a maximum of one month after the event.

Your details (last name, first name, e-mail and event for which you have registered) are stored indefinitely to inform you about other events. You have the right to, at any time, request not to receive such information. Your contact information will then be deleted.

By exception, photos and other audiovisual material can be used as atmosphere images and for promotional purposes for an unlimited period of time. We will delete your data in a secure manner when they are no longer required for such purposes, and in accordance with the policies of our company.

Who do we share your information with and why?

We sometimes use third parties, subcontractors, external service providers, companies and other bodies of the Golazo group, specialized in certain activities:

timing, registration, ranking, photographers, technical support, marketing, reporting, VIP packages and hospitality, etc.;
cloud service providers that provide IT-infrastructure on which our products and services are built;
our co-sponsors and partners for events that organize or provide specific services during an event;
third parties who deliver the services and products you have purchased (e.g. merchandising products) so that they can process and deliver your orders ;
the people who would be the successors of our company or part of it.

We have entered into the necessary arrangements with them, meaning that they will only process your data for us.

Some of our subcontractors process your data outside the European Union. Where it is the case, specific measures have been taken to ensure the security of your data: either these subcontractors are located in countries that offer an adequate level of protection to your data, or we have so-called “standard contractual clauses” with them. When we use subcontractors established in the United States, it is also possible that they are part of the “Privacy Shield” program. A copy of the measures taken to provide adequate security to your data can be requested by sending an e-mail to privacy@golazo.com.

We will not share your information with third parties except:

to the authorities or other competent bodies when it is legally required or authorized or for medical or security reasons (for example, if you do feel unwell during the event);
for the publication of results and photos, videos and other audiovisual material in the various event communication channels ;
if you have agreed with this transfer.

The ranking in which your results are listed is communicated to the public (and the media), as well as promotional images and atmosphere images, including photos and other audiovisual material.

Your rights !

You have the right to access your personal data and have them corrected. You also have the right in certain circumstances, to oppose their use or request their deletion and the right to request a limitation of processing, as well as the right to request the transfer of your data, in accordance with Articles 15 to 20 of the GDPR (General Regulation on Data Protection).

You also have the right to oppose their use for direct marketing purposes, free of charge.

To exercise the above rights, send an e-mail to privacy@golazo.com with your surname, name and the name of the event you attended. A proof of your identity may be requested.

We draw your attention to the fact that certain personal data may be excluded from the right of access, rectification, opposition, deletion or deletion, in accordance with applicable law.

Publication of results

Establishing a ranking of participants is inherent to a competition such as the event. It is therefore part of the contract concerning participation to the event.

The rankings are published on the website of the event (if the event has a dedicated website), as well as on the Chronorace website (www.chronorace.be), on the website www.sport.be and on other websites or in other media.

Requests to delete your results from the ranking will not be accepted if that can affect the results.

Professionals, semi-professionals and participants who have won a prize or medal during the event cannot asked to be removed from the list of results. Other participants may send a request to be deleted from the ranking. Their participation number, surname and name, as well as their age will be deleted, so that their identification will not be possible anymore after deletion of these information. This request can be sent to privacy@golazo.com and must contain the event, the name and first name; proof of identity may be required.

Using photos and videos

Photos and videos can be taken in the course of the event and any other audio-visual material can be produced.

The event takes place in places accessible to the public. By participating in a public event, you agree that photos, videos and any other audio-visual material of the event are taken on which you are visible but wherein your person is not the central point of focus. We have a legitimate interest in using such photos videos and other audio-visual material for the promotion and experience of our events.

Pictures and other audio-visual material wherein you are the central point of focus can also be taken. We have a legitimate interest to use these photos and audio-visual material in brochures, posters, general marketing material and on the event website and on that of Chronorace (www.chronorace.be) and www.sport.be, for the promotion of the event and the future editions of it. You have the right to request the removal of these photos up to 6 weeks after the event. You can do so by sending an e-mail to privacy@golazo.com with your surname, name and the name of the event in which you participated as well as the indication of the photo or video in question. Proof of your identity may be requested.

The photos or audio-visual material will not be shared with partners or sponsors of the event, unless you have consented with such sharing.

Complaints

If you have questions or complaints regarding the processing of your personal data, we are happy to assist you. Contact us at privacy@golazo.com.

If you think that contacting us will not offer a proper solution, the law gives you the right to file a complaint with the competent supervisory authority.

Updates

This Privacy Policy was last updated on 23 May 2018. We may make changes to this Privacy Policy from time to time, including as part of the GDPR. New updates will be available on the website of www.golazo.com