Wat is een klokkenluidersregeling?

Dit document omschrijft het beleid en de procedure rond de klokkenluidersregeling, die als doel heeft om personen te beschermen wanneer ze informatie melden uit de werkomgeving over mogelijke inbreuken op geldende regelgeving door de organisatie Golazo de “Organisatie”).

De klokkenluidersregeling vloeit voort uit de Belgische wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op nationaal of Europees recht vastgesteld binnen een private entiteit (de “Klokkenluiderswetgeving”).

Wie kan melden?

Elke persoon (de “Klokkenluider”) die in een werkgerelateerde context binnen de Organisatie inbreuken – zoals verder omschreven – vaststelt kan hiervan melding maken, voor zover deze persoon werkzaam is of is geweest binnen de Organisatie of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid ook: werknemer, zelfstandige, consultant, bestuurder, leidinggevende maar ook vrijwilligers, stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers en leveranciers van de Organisatie.

Voor zover deze melding te goeder trouw gebeurt, is de Klokkenluider beschermd tegen represailles. Onder ”te goeder trouw” wordt verstaan dat de Klokkenluider gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en
dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de Klokkenluiderswetgeving valt, en de melding conform de Klokkenluiderswetgeving is gebeurd.

Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek gesanctioneerd.

Wat kan je melden?

In toepassing van de Klokkenluiderswetgeving worden volgende inbreuken geviseerd:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerken en informatiesystemen;
• bestrijding van belastingfraude;
• sociale fraudebestrijding;
• de financiële belangen en de interne markt van de EU.

Hoe kan je melden?

De meldingen over mogelijke inbreuken moeten zo concreet mogelijk omschreven worden: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen en ondersteunende informatie.

Meldingen kunnen gebeuren als volgt:

• via e-mail op het volgende mailadres: meldpunt.klokkenluider@golazo.com
• mondeling (er wordt een gesprek ingepland) via de verantwoordelijke van het meldpunt (de “Beheerder”): Catherine Ameloot, CHRO, +32 11 45 99 00)
  • waarbij steeds vermeld dient te worden dat het in kader van Klokkenluiderswetgeving is.

Bij het melden van een inbreuk is de melder vrij om al dan niet zijn identiteit te vermelden.

Indien je van mening bent dat je melding niet doeltreffend behandeld kan worden binnen de Organisatie, dan kan je een externe melding doen bij de bevoegde autoriteiten, met name de Vlaamse Ombudsdienst:

• via e-mail: klachten@vlaamseombudsdienst.be
• telefonisch: 025/52 48 48

Behandeling en opvolging

Kort na ontvangst van de melding, binnen een termijn van maximum 7 dagen, zal je een ontvangstbevestiging ontvangen van de Beheerder.

De Beheerder is belast met de opvolging van de melding en het onderhouden van de communicatie met de melder. Indien nodig kan de Beheerder bijkomende informatie opvragen bij de melder.

De Beheerder zal de juistheid van de in de melding gedane beweringen controleren en nagaan of en hoe hij de gemelde inbreuk kan aanpakken, onder meer via maatregelen zoals intern vooronderzoek, verder onderzoek, enz. De Beheerder zal binnen een termijn van maximum 3 maanden feedback geven omtrent de al dan niet geplande en/of genomen maatregelen en de redenen daarvoor.

Welke bescherming geniet je als melder?

De meldingsprocedure is zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal gegarandeerd wordt en de vertrouwelijkheid en geheimhouding van de identiteit van de Klokkenluider en van de melding worden beschermd. De Beheerder neemt een strikte neutraliteit in acht. In geen geval wordt de melding
behandeld door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.

In bepaalde omstandigheden, bv. wanneer professioneel advies wordt ingewonnen of wanneer een gerechtelijk onderzoek loopt, kan de Organisatie wettelijk verplicht zijn de verstrekte informatie bekend te maken.

Er worden in geen geval represaillemaatregelen genomen ten aanzien van de Klokkenluider als vergelding voor een melding.

De bescherming van de Klokkenluiderswetgeving geldt evenwel enkel ten aanzien van Klokkenluiders wanneer zij gegronde redenen hebben om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is. Een melder die bewust foutieve informatie meldt, al dan niet met het oogmerk om te schaden, geniet geen bescherming en kan hiervoor gesanctioneerd worden conform de sancties die
voorzien zijn in het arbeidsreglement van de Organisatie.