Privacy policy Golazo The Netherlands

Privacy statement Golazo Groep  – Evenementdeelnemers

Datum: juli 2025

Bij Golazo vinden we jouw privacy belangrijk, ook wanneer je aan een evenement of merkactivatie van ons deelneemt of meewerkt. Daarom doen we ons uiterste best om in dit privacybeleid in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens we verzamelen, waarvoor we deze gebruiken en wat jouw rechten in dit verband zijn.

1.    OVER GOLAZO

Zie “Privacy statement Golazo Groep – Corporate Website”.

2.    WAAROP IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?

Dit privacybeleid is van toepassing wanneer je deelneemt of meewerkt aan een evenement of merkactivatie dat wij organiseren waarvoor jij je als professionele of recreatieve deelnemer registreert.

Voor al de overige verwerkingen van persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer je bij ons solliciteert of wanneer je als professionele partner Golazo contacteert, zal steeds duidelijk vermeld worden welk privacybeleid er van toepassing is.

Met haar activiteiten, waaronder de organisatie van evenementen, hoopt Golazo de deelnemers aan te moedigen een gezonde en actieve levensstijl aan te nemen. De evenementen van Golazo bevatten vaak ook een “wedstrijd” element wat eveneens een aantrekkingspunt is voor de vele deelnemers.

Golazo bepaalt welke persoonsgegevens nodig, nuttig en belangrijk zijn voor een efficiënte en veilige uitoefening van haar activiteiten en voor een optimale beleving voor haar deelnemers. Met deze uitgangspunten in het achterhoofd, verwerken wij bepaalde gegevens op een uniforme manier bij de inschrijving en afhandeling van het evenement.

Wij kunnen ons privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Zorg ervoor dat je de meest recente versie van ons beleid raadpleegt, telkens wanneer u onze website bezoekt.  

Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “GDPR“).

3.    WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Wanneer je deelneemt aan een evenement van ons, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificatie- en contactgegevens: Wij verwerken de identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, desgevallend teamnaam, adres, (mobiele) telefoonnummers, e-mailadres, …) van jou en je entourage (jouw trainer, jouw agent, jouw persoonlijke assistent) die wij verzamelen op het moment dat jij je inschrijft voor deelname aan een evenement of merkactivatie georganiseerd door Golazo.
• Persoonlijke kenmerken: Wij verwerken jouw persoonlijke kenmerken op het moment dat je je inschrijft voor een bepaald evenement. Gegevens die wij o.a. verwerken zijn bijvoorbeeld nationaliteit, geboortedatum, geslacht, foto’s en video’s en ander audiovisueel materiaal voor optimale beleving.
• Identificatiegegevens uitgegeven door overheidsdiensten en gegevens inzake reizen: Voor sommige evenementen verzorgen wij mee de coördinatie voor jouw reis en logement. De gegevens die we hiervoor verwerken kunnen paspoortnummers omvatten, maar ook bijvoorbeeld de locatie van de plaats waar je verblijft.
• Gegevens betreffende de inschrijving: Bij jouw inschrijving op een evenement verwerken wij de gegevens van het toegangsticket, de voorwaarden en de gegevens op de factuur voor de aankoop van het ticket.
• Camerabeelden: In het kader van de beveiliging en in het kader van de tijdsregistratie, verwerken wij soms camerabeelden van jou conform de toepasselijke camerawetgeving.
• Live prestaties en andere gegevens: Om de beste evenementervaring te creëren voor deelnemers en toeschouwers wordt soms gebruik gemaakt van apps waarin je fans je prestaties live kunnen volgen, live klassementen kunnen bekijken, belangrijke informatie en laatste updates over het evenement kunnen vinden en nog veel meer.
• Sportieve gegevens: Wij verwerken gegevens die nodig zijn om jou voor deelname aan een bepaald evenement te selecteren. Dit kan gaan om je sportdiscipline, afdeling binnen die sportdiscipline, plaats in de lokale, nationale en/of internationale ranglijsten binnen die discipline, voorgaande ervaring in de sport en voorgaande prestaties. Op evenementen houden wij ook gegevens bij met betrekking tot je sportieve prestatie, met name je gelopen tijd, tussentijd, gesprongen hoogte/afstand of andere prestatie-indicator, naast de tijd en de plaats van je wedstrijd.
• Whereabouts: In het kader van wettelijke of reglementaire dopingcontrole, kunnen wij verplicht worden om je identificatiegegevens zoals je naam en je contactgegevens mee te delen. Om die reden verwerken wij, louter voor de duur van het evenement, de plaats waar je verblijft.
• Andere gegevens die je zelf meedeelt: Wij verwerken de informatie die we verkrijgen wanneer je een vraag stelt per e-mail of contact met ons opneemt (bijvoorbeeld via telefoon, onze chatbox en/of onze sociale media). Ook verwerken wij informatie die wij verkrijgen via marktonderzoeken (surveys/vragenlijsten) die wij uitvoeren waaraan jij uit vrije wil deelneemt.

4.    WAAROM VERWERKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat jouw deelname aan elk evenement of merkactivatie vlot en veilig verloopt. Wij zorgen dat hiervoor altijd een passende rechtsgrond is voorzien. Zo verwerken wij jouw persoonsgegevens wanneer het noodzakelijk is:

• In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van onze overeenkomst met jou (bijvoorbeeld de overeenkomst tot deelname);
• Om te voldoen aan de wettelijke en/of reglementaire bepalingen die op ons van toepassing zijn (bijvoorbeeld anti-discriminatiewetgeving, informatieverstrekking aan overheden in het kader van een gerechtelijk onderzoek, etc.);
• Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij altijd streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze doeleinden, dan vragen wij je toestemming om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken.

Concreet verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Voor de organisatie van het evenement: Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken met het oog op de organisatie van evenementen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het samenstellen van het tijdschema waarin jij (desgevallend met jouw team) deelneemt, op welke positie jij start bij een wedstrijd, op welke locatie je op dat moment moet zijn, etc.
• Voor de uitvoering van onze overeenkomst en met name:
  • Voor selectie van deelnemers: Wij kunnen jouw identificatiegegevens en sportieve gegevens van jou en/of jouw team gebruiken om te beoordelen of jij geschikt bent voor deelname aan bepaalde evenementen;
  • Voor uitnodiging en/of inschrijving: Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om jou te benaderen met het oog op de eventuele deelname aan onze evenementen. Voor alle evenementen gebruiken wij de persoonsgegevens die je opgeeft bij de inschrijving om je deelname vlot en veilig te laten verlopen;
  • Voor beveiliging van het evenement: Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken met betrekking tot je toegangsticket en de toegangen die het ticket toekent, alsook de camerabeelden die eventueel beschikbaar zijn, met het oog op de beveiliging van onze evenementen;
  • Voor accommodatie: Soms zullen wij jouw persoonsgegevens gebruiken om je reis en accommodatie te coördineren. Het kan daarbij ook bijvoorbeeld gaan om gegevens die op je paspoort, visum en reispas staan, of andere persoonsgegevens om je reis te regelen. Ook betreft dit bijvoorbeeld je gegevens voor de boeking van je hotel;
  • Voor diensten op het evenement: Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken waar nodig om jou onze diensten te kunnen leveren op evenementen, waarbij inbegrepen het voorzien van de juiste plaats en tijd en bijkomende diensten.
• Voor de registratie van resultaten: Wij kunnen de resultaten registreren die je (desgevallend met jouw team) hebt behaald op een competitie voor het opstellen van de ranking.
• Voor de publicatie van resultaten:
  • Het opstellen van een klassement van deelnemers is inherent aan een competitie zoals het evenement waar je aan deelneemt. Het klassement maakt dus deel uit van de overeenkomst omtrent de deelname aan het evenement. De resultaten worden gedeeld op de website van het evenement (indien wij een evenement specifieke website hebben), alsook op de website van Chronorace chronorace.be, en/of andere websites of in andere media van de Golazo groep;
  • Professionelen, semi-professionelen en personen die een prijs of medaille hebben gewonnen tijdens het evenement hebben geen recht om uit de resultatenlijst te worden geschrapt, aangezien de publicatie van hun resultaten belangrijk is voor het recht van vrijheid van meningsuiting van de brede maatschappij. De andere deelnemers kunnen een verzoek richten tot wissing van hun deelnemersnummer, hun naam en voornaam, alsook hun leeftijd, zodat hun identificatie achteraf niet mogelijk is. Dit verzoek kan worden gericht aan privacy@golazo.com met vermelding van de naam, voornaam en de naam van het evenement. Een bewijs van identiteit kan worden opgevraagd. Je verzoek wordt dan zo spoedig mogelijk behandeld.
• Voor de publicatie, promotie en verslaggeving van foto’s en audiovisueel materiaal waarop je portret wordt afgebeeld wanneer je deelneemt aan ons evenement:
  • Een evenement vindt plaats op een publiek toegankelijke plaats. Door je deelname aan het evenement aanvaard je dat er foto’s en ander audiovisueel materiaal van het evenement worden genomen waarop je zichtbaar bent, en waarbij het beeldmateriaal mogelijks ook rond jouw persoon als centrale figuur wordt opgebouwd;
  • Door deel te nemen aan het evenement betuig je jouw instemming om dergelijke foto’s en audiovisueel materiaal – i.e. sfeerbeelden én beelden waarop je als centrale figuur wordt afgebeeld – te gebruiken voor verslaggeving en voor promotie en sfeerbeleving van onze evenementen en volgende edities ervan, en meer in het bijzonder om deze foto’s te gebruiken in brochures, op affiches en algemeen marketingmateriaal en in nieuwsmedia en/of op sociale media en/of de website van het evenement en van Chronorace (www.chronorace.be);
  • Foto’s en audiovisueel materiaal die sfeerbeelden zijn en waarop je niet als centrale figuur afgebeeld staat, kunnen wij eventueel delen met onze sponsors en partners om hen toe te laten hun partnership m.b.t. het evenement te promoten via hun eigen kanalen;
  • Foto’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die zijn opgebouwd rond je persoon als centrale figuur worden in principe niet aan partners of sponsors overgemaakt, tenzij je hiermee hebt ingestemd;
  • Ingeval je enig bezwaar zou hebben ten aanzien van het gebruik van een bepaalde foto of video, dan kan je daarvoor een e-mail sturen naar privacy@golazo.com met vermelding van je naam, voornaam, de naam van het evenement en de betrokken foto of video. Een bewijs van identiteit kan worden opgevraagd. Je verzoek wordt dan zo spoedig mogelijk behandeld;
  • Tijdens het evenement kunnen externe fotoserviceproviders foto- en videomateriaal verzamelen waarop je persoonlijk geïdentificeerd kan worden, mogelijks met je deelnamenummer (bijvoorbeeld startnummer), zodat je na afloop van het evenement gepersonaliseerd beeldmateriaal kan bestellen via de website van de fotoserviceproviders.
• Voor live prestaties: Wij kunnen gebruik maken van apps om de beste evenementervaring te creëren voor jou en je fans, en waarin je prestaties live gevolgd kunnen worden, live klassementen bekeken kunnen worden, belangrijke informatie en laatste updates over het evenement teruggevonden kunnen worden en nog veel meer.
• Om je gepersonaliseerde content aan te bieden: Om een gepersonaliseerd content profiel aan te maken, kunnen wij informatie over jou verzamelen, daarbij inbegrepen de activiteiten, interesses, bezoeken aan websites of apps, demografische informatie of je locatie als gebruiker van een app, om een gebruikersprofiel aan te maken of te bewerken voor het personaliseren van content. Deze informatie kunnen wij combineren met andere informatie die eerder is verzameld, ook van websites en apps.
• Voor gerichte advertenties op andere online platformen: Je gegevens kunnen in gepseudonimiseerde vorm met online marketingbedrijven zoals Google en Facebook worden gedeeld. Indien je bij deze bedrijven bekend bent en je advertentie-instellingen op hun platforms laten dit doe, dan kan Golazo je via haar kanalen gerichte advertenties tonen.
• Voor marktonderzoek en analyses om onze evenementen te verbeteren en aan te passen: Wij kunnen gebruik maken van algemene gebruiksinformatie om te zien waar wij onze evenementen kunnen verbeteren. Dit doen wij o.a. op grond van jouw feedback over onze diensten, gegevens die wij bekomen tijdens onze contacten met jou, vragen van jou of door het gebruik van cookies waarvoor je toestemming geeft. Soms kan je uitgenodigd worden om vrijwillig deel te nemen aan bepaalde bevragingen (surveys/vragenlijsten) zodat wij onze evenementen kunnen evalueren en verbeteren.
• Voor het bijhouden van studies, testen en statistieken: Wij kunnen anonieme, geaggregeerde gegevens bijhouden om intern en extern te kunnen rapporteren over het gebruik van onze diensten.
• Om wet- en regelgeving na te leven: Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om te voldoen aan wet- en regelgeving waaraan wij onderworpen zijn en voor het laten uitvoeren van audits en controles. Wij kunnen wettelijk verplicht worden om persoonsgegevens bekend te maken in het kader van een geschil of rechtszaak of wanneer bepaalde overheidsinstellingen (bijvoorbeeld gerechtelijke autoriteiten) dit vereisen. Om te voldoen aan de wet- en regelgeving kan het gebeuren dat we deze informatie bekendmaken zonder dat je dit weet, zonder je toestemming en zelfs zonder je hierover te moeten informeren.
• Voor direct marketing over onze diensten via e-mail: Wij kunnen je contactgegevens gebruiken om met je te communiceren over nieuws, toekomstige acties/promoties waarvan wij denken dat die voor je interessant zijn of om nieuwe producten en diensten aan te bieden van de Golazo groep. De gegevens waarover wij beschikken kunnen wij eveneens gebruiken om je gepersonaliseerde marketing toe te sturen die aansluit bij je interesses. Wij houden hierbij steeds rekening met jouw persoonlijke voorkeuren. Op je profielpagina kan je zelf je voorkeuren aanduiden. Je kan je ook altijd uitschrijven uit e-mails onderaan de e-mail die je ontvangt.
• Om misbruik of fraude te voorkomen en/of op te sporen: Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om illegale of vermoedelijk illegale praktijken te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken, zoals o.a. fraude (bijvoorbeeld met betaalmiddelen), inbreuken op onze intellectuele eigendomsrechten of andere rechten, evenals voor het handhaven van onze wettelijke rechten.
• Voor geschillen: Als er tussen ons een geschil ontstaat over onze overeenkomst, kunnen wij jouw persoonsgegevens gebruiken om onze rechten te vrijwaren.

5.    HOE LANG VERWERKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens nooit langer dan nodig voor de doeleinden die hierboven beschreven staan. Als we jouw persoonsgegevens niet langer moeten gebruiken en er geen noodzaak is voor ons om die te bewaren om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen, verwijderen we de persoonsgegevens van onze systemen of anonimiseren wij die gegevens.

Concreet houden wij jouw persoonsgegevens bij gedurende de volgende periode:

• Gegevens met betrekking tot e-maillijsten houden wij bij tot maximum 5 jaar na het evenement dat ertoe aanleiding heeft gegeven (indien dit volgt op de registratie voor een evenement) of onmiddellijk wanneer jij daartoe een opt-out meedeelt (bijvoorbeeld indien je jezelf inschreef op een nieuwsbrief);
• Gegevens met betrekking tot je reservatie, aankoop of andere overeenkomst houden wij bij tot maximum 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst;
• Facturen en facturatiegegevens houden wij bovendien in elk geval bij gedurende 10 jaar na de 1^e januari volgend op de datum van de desbetreffende factuur;
• Eventuele camerabeelden of andere gegevens met betrekking tot de beveiliging van een evenement, houden wij bij gedurende de wettelijke termijn (thans één maand na de opname, tenzij de beelden een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast, of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer);
• Met het oog op het bijhouden van een archief van sportresultaten en voor het bijhouden van statistieken, houden wij ons het recht voor om deze data voor onbepaalde duur bij te houden, tenzij jij daarvoor een bezwaar indient.

6.    MET WIE DELEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doelstellingen. In bepaalde gevallen kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met andere entiteiten binnen de Golazo groep en met onze leveranciers, onderaannemers en andere dienstverleners of instanties. Deze verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de doelstellingen die uiteengezet zijn in dit privacybeleid. Waar nodig, vragen wij je toestemming voor het delen van persoonsgegevens.

Concreet delen wij jouw persoonsgegevens met de volgende partijen:

• Dienstverleners: Wij kunnen gebruik maken van de diensten van externe dienstverleners en leveranciers om onze diensten uit te voeren of ons te helpen bij onze dienstverlening. Dit kan bijvoorbeeld gaan om marketing- communicatie-, infrastructuur- en IT-diensten om onze dienstverlening te optimaliseren, creditcard-transacties te verwerken en fraude bij creditcard-transacties of andere betalingsmethoden te beperken, diensten inzake accommodatie en infrastructuur, diensten van foto- en videoserviceproviders die foto- en videomateriaal verzamelen zodat je na afloop van het evenement gepersonaliseerd beeldmateriaal kan bestellen, incasso’s uit te voeren, gegevens te analyseren en feedback van gebruikers te verwerken en beheren, etc. Soms krijgen deze dienstverleners toegang tot jouw persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten of de naleving van de toepasselijke wetgeving. Wij eisen ook dat zij bijkomende maatregelen nemen om een passend niveau van gegevensbescherming te waarborgen.
• Overheden: Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens delen met overheden om i) te voldoen aan de wet of in het kader van een gerechtelijke of administratieve procedure of verzoeken van administratieve of gerechtelijke autoriteiten, of ii) om fraude of technische beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken, of iii) om de rechten van de Golazo groep te vrijwaren.
• Zakelijke overdrachten: Wij houden ons het recht voor jouw persoonsgegevens over te dragen in het kader van onderhandelingen en uitvoerende maatregelen in verband met een samenwerking of vennootschapsrechtelijke transactie (overname, fusie, verkoop van aandelen of activa, joint venture etc.) door een onderneming uit de Golazo groep. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om i) de juridische entiteiten die een dergelijke operatie overwegen, in staat te stellen kennis te nemen van elkaars persoonsgegevens en ii) de fusie of overname daadwerkelijk te laten plaatsvinden en onder de voorwaarde dat de andere partij akkoord gaat om jouw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid.
• Commerciële partners: Het is mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens delen met de commerciële partners waarmee het evenement waaraan jij deelneemt werd opgezet of die de door jou aangekochte goederen en diensten leveren (bijvoorbeeld merchandise of items op onze webshops) zodat zij je bestellingen kunnen verwerken en uitvoeren.
• Event partners: Bij evenementen is het mogelijk dat wij persoonsgegevens delen met onze medeorganisatoren of event partners die specifieke diensten organiseren of leveren bij een evenement (bijvoorbeeld VIP & hospitality pakketten etc.).
• Event apps: Wij kunnen jouw persoonsgegevens delen met aanbieders van apps om de beste evenementervaring te creëren voor jou en je fans, waarin je prestaties live gevolgd kunnen worden, live klassementen kunnen worden bekeken, belangrijke informatie en laatste updates over het evenement kunnen worden teruggevonden en nog veel meer.
• Ranking platformen: Wij kunnen jouw persoonsgegevens delen met aanbieders van platformen die de wedstrijduitslagen op hun pagina publiceren (zoals Chronorace en Abbott World Marathon Majors).
• Hulpdiensten: Desgevallend kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met verschillende hulpdiensten die tijdens het evenement actief zijn om in geval van gezondheidsproblemen eerste hulp of andere zorg te verlenen.

Slechts een specifiek deel van ons betrouwbare team heeft toegang tot de informatie die je ons geeft. Wij hebben alle wettelijke en technische voorzorgsmaatregelen genomen om ongeoorloofde toegang en gebruik te voorkomen. Wij verzekeren een gelijkaardig beschermingsniveau door contractuele verplichtingen tegenover deze leveranciers en dienstverleners te stellen, die vergelijkbaar zijn met dit privacybeleid.

7.    SECURITY

Zie “Privacy statement Golazo Groep – Corporate Website”.

8.    DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN EER

Zie “Privacy statement Golazo Groep – Corporate Website”.

9.    WELKE RECHTEN HEB JE?

Zie “Privacy statement Golazo Groep – Corporate Website”.

10.         HOE KAN JE JOUW RECHTEN UITOEFENEN?

Zie “Privacy statement Golazo Groep – Corporate Website”.

11.         RECHTSKEUZE EN JURISDICTIE

Zie “Privacy statement Golazo Groep – Corporate Website”.